ひとり朝礼10月11日【職場の教養】ビジネスメール

職場の教養10月11日

ビジネスメール
Kさんが社会人になって間もない頃、様々な研修を受けました。その中のひとつに、ビジネスメールに関する研修がありました。研修では、取引先に資料の確認を依頼するメールを作成するという課題が出されました。
Kさんがメールの文章を作成し、講師に添削してもらうと、「もう少し具体的内容を明記した方がいいですね」と指摘されました。実際、Kさんのメールには「どの部分を」「いつまでに」といった具体的な情報が抜けていたのです。
振り返ってみると、学生時代は家族や友人との短いやり取りが中心で、丁寧な文章を意識することはほとんどありませんでした。そのことにKさんは気づき、文章でやり取りすることの難しさを実感しました。

この研修を通じてKさんは、相手の立場になって考え、誰が読んでも分かりやすい内容のメールを作成することの大切さを学びました。
仕事では、毎日のようにメールを送る人も多いでしょう。だからこそ、「相手に伝わる内容になっているか」を確認する習慣を身につけていきたいものです。

今日の心がけ、相手に伝わるように文章を整えましょう

職場の教養感想

日々のメール一通にも、人の姿勢は映ります。今回の『ビジネスメール』では、相手に伝わる表現の大切さが語られます。丁寧な言葉遣い以上に、「自分の考えをどう整理するか」が問われているのです。言葉を整えることは、自分を整えることでもあります。

社会人になりたてのKさんは、ビジネスメール研修で「もっと具体的に」と添削されました。自分のメールには「どの部分を」「いつまでに」といった情報が抜けていたのです。学生時代の気軽なやり取りとは違い、ビジネスでは相手が理解しやすいように書く配慮が求められます。この経験からKさんは、相手の立場を考えて文章を構成する重要性を学びました。メールは日常的な業務であるからこそ、常に「相手に伝わる内容になっているか」を意識して書くことが大切だと説かれています。

私は「言葉を整える」とは、単に文法や形式を整えることではなく、自分の思考の姿勢を整えることだと感じます。Kさんの体験は、文章の精度が心の整い具合を映す鏡であることを示しています。曖昧な言葉しか出てこないとき、それは自分の中で目的や意図が曖昧だからかもしれません。逆に、相手に伝わる言葉は、思考が整理され、相手を尊重する意志が形になったものです。
現場ではスピード重視で文面を省略しがちですが、それが積もると信頼のほころびを生みます。「言葉の乱れは、関係の乱れに通じる」と心得たいものです。万人幸福の栞の「心即太陽」のように、明るい心は言葉を明るくします。言葉を整えることは、自分の内側を整え、相手に安心を届ける行為なのです。